Bliv klogere på fem af de klassiske benspænd, du skal undgå, hvis du som facilitator vil bane vejen for effektive møder og workshops.
De fleste af os har prøvet det. Møder, der trækker ud. Diskussioner, der kører i ring. Energi, der langsomt forsvinder ud af rummet. Aftaler, der bliver uklare – og beslutninger, som i praksis kun ejes af de få, der fylder og tager taletiden. Og når mødet er slut, står flertallet tilbage med en fornemmelse af, at tiden heller ikke denne gang blev brugt særligt godt.
Sådan er det naturligvis ikke altid. Men de fleste vil kunne genkende noget af ovenstående fra deres hverdag – uanset om det handler om ugemøder, projektmøder eller større workshops. Undersøgelser peger da også på, at 9 ud af 10 medarbejdere oplever spildtid ved møder, og at ineffektive møder er en udbredt kilde til frustration i de fleste organisationer.
Når forberedelsen halter, stikker møderne af
Målet med møder og workshops er i princippet enkelt: at skabe fælles retning, engagement, gode dialoger og fremdrift i beslutningsarbejdet. Alligevel går det ofte skævt. Og som regel starter det allerede i forberedelsen – eller i manglen på samme.
Facilitering består groft sagt af to elementer:
- Forberedelse og design af mødet eller workshoppen.
- Gennemførelsen af selve mødet eller workshoppen.
I denne artikel fokuserer jeg på det første, fordi alt for få bruger den nødvendige tid her – og det har store konsekvenser. For når designet ikke er tilstrækkeligt gennemtænkt, bliver faciliteringen af selve mødet eller workshoppen unødigt vanskelig. Er designet derimod gennemtænkt, bliver det langt lettere at være tydelig, nærværende og tryg i rollen som facilitator – og dermed også nemmere at være katalysator for fremdrift, energi, klare aftaler og gode fælles beslutninger.
Her får du fem klassiske benspænd, du som facilitator kan undgå med en hensigtsmæssig forberedelse.
Benspænd 1: Formål og ønsket output er uklart
Alt for ofte går vi i gang med møder og workshops uden en klar, fælles forståelse for grundlæggende spørgsmål som: Hvorfor er vi her? Og hvad skal vi konkret stå med i hånden, når vi går herfra?
Når formål og ønsket output er utydeligt, mister deltagerne hurtigt fornemmelsen af, hvad mødet egentlig skal bidrage til. Dialogen får svært ved at finde retning, og energien daler – ikke fordi deltagerne er uengagerede, men fordi mødet ikke opleves som meningsfuldt og vigtigt.
En tydelig rammesætning gør det modsatte. Den placerer mødet i en større sammenhæng og gør det klart, hvilken forskel deltagernes bidrag skal gøre. Det er forskellen på at sidde og ”hugge sten” – og på at vide, at man sammen er i gang med at bygge en ”katedral”.
Sådan gør du: Brug tid på at definere formål, delformål og det ønskede output, som mødet eller workshoppen skal bidrage til. Overvej samtidig, hvordan dette kan rammesættes tydeligt og motiverende. Ofte er få minutter i starten tilstrækkeligt til at skabe fælles retning – hvor du sætter ord på, hvorfor I er samlet, og hvad der skal ske, drøftes eller træffes beslutninger om.
Skal du designe et møde, er det effektivt at bruge en tydelig dagsordenskabelon, der konkretiserer, hvad I skal udrette og hvor lang tid, I har til hvert punkt. Designer du en workshop, har du oftere brug for en egentlig drejebog, som hjælper dig med at blive helt skarp på, hvilke konkrete deloutput I skal arbejde jer frem til i løbet af dagen for at nå i mål.
Benspænd 2: De forkerte er inviteret – eller nogen mangler
Alle møder og workshops skal gøre os bedre i morgen. Bedre til at samarbejde. Bedre til kerneopgaven. Bedre til at skabe værdi for kunder og borgere. Netop derfor er det afgørende, at de rette mennesker deltager. Alligevel bliver deltagerkredsen ofte sammensat ud fra vaner frem for behov. De samme inviteres, fordi det er dem, man plejer at invitere – ikke nødvendigvis fordi det er dem, der er brug for.
Konsekvensen er, at vigtige perspektiver mangler, beslutninger bliver svagt funderet, og det efterfølgende ejerskab halter. I værste fald træffes der beslutninger, som enten ikke kan realiseres – eller som mangler organisatorisk opbakning.
Sådan gør du: Start altid med at spørge dig selv, hvilken viden, hvilke kompetencer og hvilke (forskellige) fagligheder der er brug for, hvis I skal nå i mål. Hvem har beslutningsmandat – og hvem bliver berørt af det, der skal besluttes?
Nogle gange er det tilstrækkeligt, at udvalgte nøglepersoner deltager kort med et konkret oplæg. Andre gange er det afgørende, at den rette leder er til stede. Hvis centrale personer ikke kan deltage, bør du også overveje, om mødet skal udskydes. Et møde uden de rigtige mennesker er sjældent effektivt – og ofte ren spildtid.
Til sidst er det vigtigt, at du ved så meget som muligt om deltagerne, så du kan forberede et møde eller en workshop, der tager højde for deltagernes forskellige præferencer, fagligheder og indbyrdes relationer. Det gør det langt nemmere at holde energien oppe og sikre en god dynamik.
Benspænd 3: Der mangler metoder, der sikrer involvering, energi og fremdrift
Mange møder og workshops gennemføres uden, at der på forhånd er taget stilling til, hvordan deltagerne skal arbejde sammen for at nå det ønskede output. Man ved, hvad der skal drøftes – men ikke, hvordan dialogen skal struktureres, så den faktisk fører til beslutninger, prioriteringer eller fælles forståelse. Når formen ikke er tænkt ind, overlades processen til tilfældigheder. Nogle kommer til at fylde for meget, andre trækker sig, og energien forsvinder undervejs.
Der er stor forskel på, hvilke dialogformer og metoder der giver mening i henholdsvis møder og workshops. I møder er tiden ofte knap, og der er sjældent plads til tunge procesgreb. Her kan små, bevidste variationer – som styrede runder, korte summeøvelser eller parvise refleksioner – være nok til at fastholde energien og sikre, at flere perspektiver kommer i spil.
I workshops udvider værktøjskassen sig markant. Her arbejdes ofte med større og mere komplekse problemstillinger, hvor fælles retning, idéudvikling eller prioriteringer skal faciliteres frem. I de situationer er metoderne ikke noget, der kommer oveni processen – de er selve vejen til målet.
Sådan gør du: Tænk metodevalg ind allerede i forberedelsen. Hvilke metoder understøtter bedst det output, I skal stå med, når mødet eller workshoppen er slut? Planlæg bevidst variation, så energi, fokus og involvering holdes oppe undervejs.
Metoder kan altid skaleres og justeres – men de skal være tænkt ind, hvis de reelt skal gøre en forskel. Der er god inspiration at hente i fx Anerkendende procesøvelser – Veje til engagement og forankring (Lindén et al., 2008) og Kreativ procesledelse – Nye veje til bedre praksis (Laustsen et al., 2011).
Benspænd 4: De fysiske rammer bliver undervurderet
De fleste af os giver ikke de fysiske rammer særlig meget opmærksomhed. Enten fordi lokalet er givet på forhånd – eller fordi vi undervurderer, hvilken betydning rummet faktisk har for deltagernes oplevelse. Men lokalet, indretningen og stemningen sender altid et signal. Også når vi ikke har tænkt over det.
Et anonymt, upersonligt eller uinspirerende lokale kan ubevidst kommunikere, at mødet blot er ét i rækken. Noget, der skal overstås, så vi kan komme videre til det næste. Det påvirker både engagement, energi og handlekraft – allerede inden mødet for alvor går i gang.
Sådan gør du: Tag aktivt stilling til rammerne i din forberedelse – også når valget af lokale ikke er dit. I workshops er det ofte oplagt at arbejde med plancher, tuscher, musik eller små pauser, der understøtter formålet.
Men også de ugentlige status- og teammøder fortjener opmærksomhed. Simple virkemidler kan være, at du indtager værtsrollen, byder ordentligt velkommen, sørger for mad og drikke og gør dagsordenen synlig på bordet eller tavlen. Visuelle elementer skaber liv.
Benspænd 5: Der mangler forventningsafstemning om roller, bidrag og proces
Mange møder og workshops går skævt, fordi der ikke er tydelighed om, hvornår og hvordan de forskellige bidrag skal bringes i spil. Deltagerne har ofte arbejdet hver for sig siden sidst og møder nu op med viden, idéer og bekymringer, de gerne vil dele. Uden en klar ramme ender det hele på bordet på én gang.
Som facilitator ejer du processen – ikke indholdet. Det er ikke dig, der skal bidrage mest, men dig, der skal sikre, at de rette input kommer frem på det rette tidspunkt. Når der ikke er forventningsafstemt, hvad der forventes af deltagerne – og hvornår – bliver dialogen let ustruktureret. En klassiker er, at deltagerne begynder at diskutere løsninger og gå i handlingsmode, før der er skabt overblik. Det skaber frustration, fordi samtalen ofte stikker af, og tiden løber fra os.
Sådan gør du: Brug tid på at beslutte, hvordan dialogen skal bevæge sig frem. Her kan mødediamanten være et enkelt og effektivt redskab, som du kan have i baghovedet, når du faciliterer, eller bruge åbent, så deltagerne ved, hvor I er i processen.
Mødediamanten opdeler hvert mødepunkt eller en workshop i 3 faser – som en tragt, samtalen eller processen skal bevæge sig igennem:
- Åbne: Her fremlægges problemstilling og fakta, emnet åbnes og de første reaktioner, erfaringer og ideer kommer på bordet, men I går ikke i gang med at behandle emnet endnu.
- Undersøge: Her går I i gang med at behandle og undersøge det fremlagte, drøfte for og imod, skabe nyt, forbedre, kombinere, vurdere og finde nye løsninger.
- Lukke: Her afrunder I punktet ved at opsummere, afklare next step, konkludere, tage beslutninger og fordele handlingsansvar. Hvem gør hvad, hvornår?
Når deltagerne ved, hvilken fase de befinder sig i, bliver det lettere at styre samtalen uden at gøre det personligt. Det er ikke dig, der stopper nogen – det er processen. Struktur er ikke en modsætning til involvering, men en forudsætning for, at alles bidrag bliver brugt rigtigt, og at mødet eller workshoppen når i mål.
Facilitering er et håndværk, de fleste kan lære
At facilitere gode møder og workshops, som skaber energi, fremdrift og solide, fælles beslutninger, er et håndværk, de fleste kan lære. Men det kræver, at man kender sig selv i rollen som facilitator, har en værktøjskasse med metoder, der virker i praksis – og modet til faktisk at bruge dem.
Vil du og dine kolleger have inspiration, viden og konkret indblik i de greb og metoder, som dygtige facilitatorer bruger til at skabe møder, der giver mening og bevægelse?
Så er du meget velkommen til at række ud til mig på 22634455 eller heidi@handlingsledelse.dk.
